Erfolgskritische Faktoren
Hier werden nach und nach für die Durchführung von Projekten relevante Informationen zu den erfolgskritischen Faktoren bereitgestellt.
Risikomanagement ist eine zentrale Aufgabe der Projektleitung und zielt darauf ab, sich Risiken (d. h. unsicherer Ereignisse mit negativen Auswirkungen auf die Erreichung der Projektziele) bewusst zu werden und Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu vermeiden oder zu verringern[1]. Risikomanagement umfasst dabei alle Maßnahmen und Prozesse, die auf die Identifikation, Beurteilung, Steuerung und Überwachung von Risiken gerichtet sind.
Der Erfolg eines Projektes wird maßgeblich durch die Interessen und Einflussmöglichkeiten von beteiligten, betroffenen oder an einem Projekt interessierten Personen bzw. Personengruppen beeinflusst. Diese Personen oder Personengruppen werden Stakeholder genannt. Im Rahmen des Stakeholdermanagements geht es darum, diese Stakeholder, ihre Interessen am und ihren Einfluss auf das Projekt umfassend zu bewerten und zu analysieren, zu priorisieren sowie darauf aufbauend geeignete Strategien und Maßnahmen abzuleiten. Diese Aktivitäten zielen letztlich darauf ab, den Projekterfolg sicherzustellen.
Vier Schritte im Stakeholdermanagement
Schritt 1: Stakeholder identifizieren
Zunächst werden alle Stakeholder ermittelt. Dabei können folgende Fragen helfen:
- Welche Personen oder Gruppen sind an der Umsetzung des Projekts beteiligt?
- Wer hat die Möglichkeit, das Projekt zu beeinflussen oder zu steuern?
- Welche Interessengruppen sind am Ergebnis des Projekts interessiert?
- Wer erfährt die Auswirkungen, die das Projekt mit sich bringt?
Es ist empfehlenswert, die Stakeholder zu klassifizieren, z. B. in interne und externe Stakeholder. Dadurch lassen sich Maßnahmen später zielgruppenspezifisch ableiten und umsetzen.
Schritt 2: Stakeholder bewerten und analysieren
Nicht alle Stakeholder sind gleich wichtig für ein Projekt. Daher sollten die in Schritt 1 identifizierten Personen(gruppen) näher analysiert, ihre Perspektive auf und damit auch ihre Bedeutung für das Projekt bewertet werden. In diesem Schritt wird sich mit Erwartungen, Zielen und Interessen der Stakeholder auseinandergesetzt. Besonders relevant ist hier zunächst die Betrachtung und Bewertung folgender Kriterien:
- Einfluss und Macht auf Projektverlauf und -ergebnis: Wie groß ist die Macht der Stakeholder, um das Projekt voranzutreiben/zum Scheitern zu bringen oder die Meinung anderer zu beeinflussen?
- Interesse an Projektverlauf und -ergebnis: Wie groß ist das Interesse der Stakeholder am Projekt? Dies hängt in der Regel davon ab, inwieweit sie direkt vom Ausgang bzw. den Auswirkungen betroffen sind.
Die jeweils konkrete Ausprägung dieser Kriterien bei den Stakeholdern lässt sich z. B. in gering, mittel und hoch einteilen und dann in einer sog. Stakeholder-Matrix gut visualisieren (siehe Abbildung links).
Besonders bedeutsame Stakeholder sollten dann noch einmal intensiver analysiert werden, um gezielt konkrete Maßnahmen ableiten zu können. Dafür ist insbesondere ein Blick auf die Ziele und Erwartungen der Stakeholder an das Projekt, aber auch auf die Erwartungen des Projektteams an die Stakeholder wichtig. Darauf aufbauend kann geschaut werden, welche Strategien und Maßnahmen passen, um diese Erwartungen adressieren zu können. Hierzu bietet es sich an, folgende Fragen zu beantworten:
- Was sind ihre Ziele?
- Wie sind die Stakeholder dem Projekt gegenüber eingestellt?
- Wie können Sie das Projekt beeinflussen?
- Wie können wir ihre Einstellungen, Ziele und Interessen adressieren?
Bevor aus diesen Informationen Maßnahmen geplant, angepasst oder umgesetzt werden, empfiehlt es sich, dass die vom Projektteam getroffenen Annahmen und Bewertungen zu den einzelnen Stakeholdern mit diesen jeweils abgestimmt und daraufhin gegebenenfalls aktualisiert werden. Dies ist besonders dann wichtig, wenn die angenommene Bedeutung oder Einstellung der Stakeholder als entscheidend für den Projekterfolg eingeschätzt wird.
Schritt 3: Strategien festlegen und Maßnahmen ableiten
Basierend auf den Informationen der Schritte 1 und 2 lassen sich nun, je nach Stakeholdergruppe, eine Strategie festlegen und jeweils konkrete Maßnahmen und Verantwortlichkeiten ableiten. Dabei hilft die im Schritt 2 beschriebene Stakeholder-Matrix.
Für eine übersichtliche Darstellung empfiehlt es sich, alle in den Schritten 1 bis 3 gesammelten Informationen und getroffenen Entscheidungen in einer Tabelle zusammenzufassen. Ein Beispiel, wie diese aufgebaut sein kann, zeigt die Abbildung.
Schritt 4: Stakeholder und Maßnahmen monitoren
Im Laufe eines Projektes kann viel passieren. So können sich auch Ziele, Einstellungen und Einfluss von (einzelnen) Stakeholdern im Projektverlauf ändern. Daher sollte regelmäßig geprüft werden, inwieweit die in den Schritten 1 bis 3 getroffenen Annahmen und Entscheidungen noch aktuell sind. Dabei kann die Beantwortung folgender Fragen helfen:
- Gibt es neue Stakeholder?
- Haben sich wesentliche Faktoren der bisher betrachteten Stakeholder geändert?
- Müssen Ziele und Maßnahmen überdacht werden?
Die Ausführungen in diesem Teil beruhen auf folgende Quellen:
»Change passiert schon allein dadurch, dass Menschen im Rahmen von Projekten zusammenarbeiten« (Wagner, 2022, S. 1331)).
Projekte haben in der Regel für die im Projekt beteiligten oder vom Projekt betroffenen Personen eine Wirkung. Damit beinhaltet die Realisierung eines Projektes auch Veränderungen, die es gezielt zu managen gilt.
Veränderungsmanagement als gezielt gesteuerter Prozess zielt darauf ab, Widerständen von beteiligten oder betroffenen Personen zu begegnen und diese Personen dabei zu unterstützen, möglichst schnell und effektiv neue Prozesse und Strukturen zu verinnerlichen und umzusetzen2).
Wie gehe ich vor? - Schritte im Veränderungsmanagement
Damit die durch oder mit Projekten angestrebten Veränderungen nachhaltig gelingen, braucht es Strukturen und Abläufe, die für die Umsetzung des Projektvorhabens förderlich sind und den Fokus und die Beteiligung der Betroffenen. Welche Schritte in einem Veränderungsprozess konkret durchlaufen werden (sollten), fasst z. B. das Acht-Stufen-Modell von Kotter (z. B. 2011) zusammen. Aus diesem Modell sowie aus Arbeiten anderer Autoren, können Faktoren abgeleitet werden, die das Gelingen von Veränderungsprozessen begünstigen3).
- Dringlichkeitsgefühl erzeugen
- Unterstützung der (politischen) Leitungsebene sicherstellen | Führungskoalition aufbauen
- klare Vision und Strategie entwickeln
- konkrete Zielvorgaben aus dieser Strategie ableiten
- Vision des Wandels kommunizieren
- Mitarbeitende aller Ebenen/Stakeholder von Anfang an einbinden und befähigen
- schnelle Erfolge erzielen
- Erfolge konsolidieren und neue Ansätze verankern
- Kulturwandel einleiten
- Handlungsfelder des Veränderungsmanagements zusammendenken (integrativer Ansatz)
Mit Instrumenten aus den Bereichen Kommunikation, Partizipation und Weiterbildung – wie zum Beispiel Informationsveranstaltungen, Mitarbeiterbefragungen, Workshops oder Broschüren – kann man die Akzeptanz für erforderliche Veränderungen fördern und nachhaltige Projektergebnisse erzielen. (u.a. Wagner, 2022, S. 136)
1) Wagner, R. (2022). Zwei Seiten einer Medaille: Change und Projekte. In M. Lang & R. Wagner. (Hrsg.), Das Change Management Workbook (S. 127-140). München: Hanser.
2) Almberg, B. (2022). Change und Change Management - Grundlagen und Erfolgsfaktoren. n M. Lang & R. Wagner. (Hrsg.), Das Change Management Workbook (S. 16-34). München: Hanser.
3) in Anlehnung an Vahs (2019), S. 411, zit. nach Hopp (2020). Management in der öffentlichen Verwaltung (S. 251). Stuttgart: Schäffer-Poeschel; Kotter 2011). Leading Change (dt. Übersetzung v. Werner Seidenschwarz). München: Vahlen.
Bewusste und gezielte Projektkommunikation fördert Transparenz und damit Akzeptanz sowie Vertrauen. So trägt sie wesentlich zum Projekterfolg bei. Projektkommunikation umfasst dabei sämtliche Kommunikationsprozesse und ist nicht nur Informieren, sondern ein "echter" Austausch mit allen relevanten Stakeholdern.
Erfolgreiche Projektkommunikation basiert auf drei wesentlichen Punkten:
- frühzeitiger Planung: Sobald alle Stakeholder identifiziert sind, sollten passende Kommunikationsstrategien entwickelt und regelmäßig überprüft werden, um flexibel auf Veränderungen reagieren zu können.
- Zielgruppenorientierung: Unterschiedliche Stakeholder(-gruppen) haben unterschiedliche Kommunikationsbedarfe und bevorzugen verschiedene Kommunikationskanäle. Dementsprechend sind gezielt die richtigen Kanäle zu wählen und zielgruppengerechte Botschaften klar und verständlich zu formulieren.
| Stakeholder | Botschaften |
|---|---|
| Hausleitung | Welchen strategischen Beitrag leistet das Projekt? |
| Führungskräfte | Welche Ergebnisse liefert das Projekt? |
| Anwender/Betroffene |
Welche (neuen) Funktionalitäten bietet das Projektergebnis | Was ist mein persönlicher Nutzen? | Welche Veränderungen gehen mit dem Projekt einher? | Wann bin ich betroffen? | Welche Schulungen gibt es? |
| Lenkungsausschuss | Wie ist der Projektfortschritt? |
| Projektteam | Mit welchen Standards/Methoden arbeiten wir? |
- ausreichend Ressourcen: Kommunikation ist ein entscheidender Erfolgsfaktor und sollte daher mit entsprechenden zeitlichen, finanziellen und personellen Ressourcen untersetzt werden.
Quelle:
Lang, C. & Schöps, M. (2022). Praxisleitfaden Projektmanagement, 3. Auflage. München: Carl Hanser.
